گروه تعاملی الف - کریم ابراهیمی:
دفتر حفاظت از منافع ایران در واشنگتن را می‌توان تنها مرکز، پنجره و پل ارتباط رسمی دولت جمهوری اسلامی ایران در آمریکای شمالی دانست که پاسخگویی به همه درخواست‌های کنسولی اعم از صدور شناسنامه و گذرنامه تا وکالت‌نامه و تاییدیه و خلاصه صدور هر مدرک معتبر رسمی ایرانی را برای حدود دو میلیون ایرانی حاضر در امریکا و کانادا (براساس آمار وزارت خارجه) برعهده دارد. خدمت‌رسانی به این حجم از جامعه مخاطب و از آن مهم‌تر رسالت نمایندگی رسمی از دولت، ملت و فرهنگ ایران جدای از ایجاد ظرفیت بی‌نظیر برای ارتباط با ایرانیان مقیم امریکای شمالی، نماد و نمونه‌ای از کارآیی نظام اداری کشور برای این قشر به شمار می‌رود. هر گونه افزایش حس اعتماد و بالابردن روحیه وطن دوستی می‌تواند از نظر جلب و جذب حمایت‌های اجتماعی و اقتصادی و علمی جامعه ایرانیان خارج از کشور بسیار مفید باشد.
با این پیش فرض وقتی با عملکرد و وضعیت کنونی دفتر حمایت از منافع ایرانیان در واشنگتن مواجه میشویم "رفع تکلیف" آن هم در "حداقل ممکن" توصیف بسیار برازنده‌ای خواهد بود. اولین شاخصه یک مجموعه اداری منظم، پاسخ گو بودن، وقت شناسی و احترام به مخاطب است اما یکی از اولین مطالبی که صدای ضبط شده دفتر به شما می‌گوید این است که "قبل از دریافت گذرنامه و مدارک خود به هیچ وجه اقدام به خرید بلیط نکنید چرا که این دفتر هیچ گونه مسئولیتی در قبال خسارات وارده نخواهد داشت". یعنی ما هیچ تعهدی در مورد زمان رسیدگی نداریم. از این گذشته تماس تلفنی با دفتر دشوار و نیازمند صبر زیاد است. باید شماره بگذارید و در طول روز گوش به زنگ بمانید اما متوقع نباشید چرا که همان پیام ضبط شده اعلام کرده است که "اگر همان روز با شما تماس نگرفتیم، فردا مجدد زنگ بزنید". به این ترتیب -روز از نو، روزی از نو- چون فردای آن روز باز هم صدا تکرار میکند: "اگر با شما تماس نگرفتیم، فردا مجدد زنگ بزنید". کاری که می‌تواند هر چند روز مفروض ادامه داشته باشد! جدای از این، اگر توفیق افتاد متقاضی باید مواظب باشد که جواب ندادن تلفن به علت حضور در محل کار یا رانندگی یا مترو و غیره می‌تواند به قیمت تکرار همین چرخه باشد.
چنین رویه‌ای وقتی نقص خود را آشکارتر میکند که مخاطب آن را با رویه اکثر شرکت‌ها و مراکز خدماتی در امریکای شمالی که به خاطر رقابت یا امکان شکایت تلاش زیادی برای پاسخگویی به موقع به مراجعان دارند، مقایسه کند. در نهایت عدم الزام به وقت خاص چه برای ارائه خدمات و چه پاسخگویی عملا همه حق را به دفتر داده و کوچکترین جای شکایت و گلایه را باقی نمی‌گذارد. یعنی اگر رسیدیم تماس می‌گیرم، اگر رسیدیم کار شما را تحویل می‌دهیم و اگر نرسیدیم که نرسیدیم مشکل خود شماست! هیچ جایی هم برای رسیدگی به شکایت پیش‌بینی نشده و حداکثر مخاطب باید اعتراض خود را بعد از توفیق در تماس تلفنی به همان کارکنان دفتر عرضه کند.
از تلفن که بگذریم، در عصر فناوری اطلاعات معمولا اولین اقدام هر کسی برای کسب اطلاعات رجوع به اینترنت و پایگاه‌های اطلاع رسانی است. اما مراجعه به سایت دفتر به نشانی www.daftar.org تداعی‌گر همان تعبیر "رفع تکلیف" آن هم "با حداقل ممکن" است. در زمانی که شرکت‌های کوچک خصوصی سعی می‌کنند تا با بهترین ترکیب رنگها و تصاویر و کلیپ‌های ویدیویی و صوتی مخاطب را جذب کنند، ما با صفحه‌ای با طراحی بسیار قدیمی، پیش پا افتاده، با حداقل اطلاعات و فاقد هر گونه نشانی از فرهنگ و هنر ایرانی مواجه میشویم. کل سایت در چند اطلاعیه درباره مدارک لازم برای امور کنسولی و هزینه آنها خلاصه می‌شود. سایر لینک‌ها قدیمی، از کار افتاده و اصولا خبری از فایل‌های صوتی و تصویری چه در برای تشریح مراحل انجام امور کنسولی و چه در امور فرهنگی و اجتماعی و گردشگری نیست.
از مجموع 4 اطلاعیه در بخش "اطلاعیه و رسانه" اولی به سال 2003 یعنی 19 سال قبل و آخری به سال 2017 یعنی 5 سال پیش مربوط می شود. در بخش امور فرهنگی، از 4 لینک دو مورد خراب است. اطلاعات در مورد ایران شامل کپی یک صفحه متنی انگلیسی بدون هر نوع عنصر جذابیت دار برای مراجعه کننده است.
البته از انصاف نباید گذشت و دور از ذهن نیست که روزانه صدها درخواست خدمات دریافت و صدها تماس تلفنی گرفته می‌شود که همه اسناد هویتی و مالکیتی یا درباره آنها هستند. حجم کار بسیار و دقت در آنها اهمیت اساسی دارد اما دقیقا همین موضوع نشان می‌دهد که هر نوع ضعف در ساماندهی و اداره مرکز می‌تواند به سرعت موجب نارضایتی و بروز مشکل در خدمات رسانی شود به ویژه آن که گاهی نیاز فوری به یک مدرک مثل وکالت‌نامه یا گذرنامه پیدا می‌شود. برای مثال گم کردن گذرنامه در کانادا مساوی با دو ماه ناتوانی شخص در بازگشت به ایران است. این جهات نشان می‌دهد که وزارت خارجه باید رصد مناسبی از وضعیت خدمات رسانی نمایندگی‌های خود داشته و مبنای تصمیمات خود را نظر و رضایت مردم قرار دهد، از سوی دیگر راه ارتباطی مشخصی با قید شماره یا ایمیل در صفحه اول همه سایت‌های مرتبط با این وزارتخانه قرار دهند تا مردم بتوانند نقصان‌ها، کمبودها، شکایات و پیشنهادهای خود را مستقیم با مسئولان مربوطه مطرح کنند.
در شرایط کنونی که دشواری اعزام دیپلمات و کارمندان ارشد به امریکا یک معضل و مشکل در راه گردش مسئولیت‌ها یا اضافه کردن به نیروهای موجود به شمار می‌رود، کمک گرفتن از سایر دفاتر یا حتی مرکزی در داخل وزارت خارجه ایران برای به روز نگاه داشتن وب سایت و پاسخ گویی به صورت گفتگوی آنلاین (چت) و به عهده گرفتن قسمتی از پردازش امور توسط شرکت‌های خدماتی و جذب نیروی جدید محلی می‌تواند از راهکارهایی باشد که کارآیی دفتر را متحول نماید.
باید توجه داشت که دفتر حفاظت از منافع برای هر اقدام خود پول دریافت میکند و بخشی از درآمد آن می‌تواند برای توسعه و بهبود خدمات رسانی استفاده شود.
در نهایت عناد و لجبازی دولت کانادا در ممانعت از برپایی دفتر خدمات کنسولی یا مزاحمت‌ها و محدودیت‌های دولت امریکا برای دیپلمات‌های ایرانی جای تعجب نیست چرا که مقتضای طبیعت آنهاست ولی حالا که بیش از پیش چشم هموطنانمان به دست تنها نماینده دولت در امریکای شمالی است چرا اجازه دهیم کمبودها، کسری‌ها و کندی‌ها موجب آزار و سرخوردگی هموطنانمان شود؟
